Votre tête déborde d’idées et vous envisagez de développer un nouveau projet touristique? Qu’il s’agisse d’aménager des sentiers, de mettre à niveau certaines infrastructures ou de développer un nouveau service, l’élaboration de votre projet impliquera certainement des parties externes, à un moment ou un autre de son élaboration.
C’est aussi possible que votre projet requiert un changement de zonage ou l’accord du voisinage pour traverser des propriétés privées, que vous n’ayez pas tout à fait la certitude qu’il répond au besoin réel de votre clientèle, que vous souhaitiez impliquer davantage votre équipe dans son élaboration ou que vous cherchiez tout simplement à améliorer vos pratiques dans une perspective de développement durable.
Dans tous les cas, la prise en compte des parties prenantes (PP) constitue une pratique de gouvernance clé pour que votre organisation puisse opérer en harmonie avec son milieu. Cette façon de faire est d’autant plus importante qu’elle permet de construire des relations positives et mutuellement bénéfiques avec vos partenaires, de faciliter la concertation, de contribuer à l’acceptabilité sociale, d’éviter les conflits, puis, ultimement, d’assurer la réussite des activités de votre organisation.
Pour bien réussir ce type de démarche, il est nécessaire de bien analyser et comprendre ses PP. À l’inverse, il ne faut pas tomber dans le piège contre-productif de considérer tous les groupes d’intérêt comme une partie prenante. Voici donc quelques conseils pour vous aider à y voir plus clair!
D’abord, qu’est-ce qu’une partie prenante?
Le Lexique de TDQ définit les parties prenantes comme « tout individu ou groupe qui peut affecter ou être affecté par la réalisation des objectifs de l’organisation ». Selon cette définition, qui demeure très large, on réalise qu’une très grande variété d’acteurs peuvent être considérés comme des PP.
De plus, selon leurs rôles et leurs compétences, les PP peuvent contribuer de différentes façons à un projet, soit en offrant de l’expérience, de l’expertise, des ressources, une influence ou bien du temps. (1)
Les parties prenantes internes
En général, les PP internes sont formées par le personnel, incluant la relève, la direction ou les actionnaires d’une organisation.
Les parties prenantes externes
Les PP externes, quant à elles, peuvent comprendre tout individu ou groupe externe à l’organisation, notamment les clients, les fournisseurs, les partenaires, les pouvoirs publics et la communauté. (2) Dans le cas d’une organisation touristique, on pourrait citer la clientèle touristique, mais également les communautés locales et autochtones, les fournisseurs de services connexes (hébergement, activités, transport), les associations touristiques régionales et sectorielles, les acteurs de développement économique du territoire, des groupes environnementaux, etc.
Pourquoi apprendre à connaitre ses parties prenantes?
Une analyse minutieuse des PP aide à déterminer qui impliquer dans la démarche, quand et dans quelle mesure pour optimiser ses efforts d’engagement et instaurer un climat de confiance essentiel à la réussite du projet. (3) Il faut aussi prendre en compte que selon la relation des PP avec votre organisation puisque la démarche de collaboration diffère selon la proximité des parties avec le projet.
Plus spécifiquement, une caractérisation étroite des PP aide à mieux comprendre le degré d’influence (ou de pouvoir), la légitimité, les intérêts, les attentes et les préoccupations, gérer les risques, obtenir plus facilement le soutien, prendre de meilleures décisions, favoriser la transparence et établir des relations plus productives. (4)
Bref, les organisations ont tout à gagner à bien apprendre à connaitre leurs PP!
Quelques trucs pour identifier et analyser vos parties prenantes
Plusieurs éléments de contexte sont à considérer lorsqu’il est question de bien identifier ses PP. Il peut s’agir de paramètres sociaux, territoriaux, géographiques, économiques, historiques, culturels ou politiques dans lesquels s’insère le projet.
Un bon point de départ pourrait être d’organiser un remue-méninge en équipe pour dresser une liste exhaustive de toutes les personnes et de tous les groupes susceptibles d’avoir un impact direct ou indirect sur votre projet ou d’en subir les conséquences.
Dans la même idée, examinez vos listes de clients et de fournisseurs pour identifier les personnes susceptibles d’avoir un intérêt dans les activités de l’organisation. (3)
De plus, n’hésitez pas à vous adresser aux instances locales (municipalité, MRC, organismes de développement économique, chambres de commerce, députation, etc.) pour vous aider à identifier des PP et à établir de premiers contacts. (5)
Finalement, si vous ne savez pas par où commencer, tournez-vous vers des conseillers externes spécialisés en relations publiques ou en relation avec le milieu pour vous donner un coup de main. Il existe quelques firmes qui offrent ce service au Québec, il suffit de chercher « firme spécialisée en relations publiques » ou « en acceptabilité sociale » sur le Net! Assurez-vous que ces personnes comprennent bien les différentes dynamiques du milieu pour ne pas négliger ou sous-estimer certaines PP!
Grilles et outils utiles
Il existe déjà de nombreux outils utiles pour cartographier et analyser les parties prenantes. En voici quelques-uns! Vous retrouverez d’autres modèles dans la section En savoir plus.
Carte sociale
Source : CommunAgir, https://communagir.org/contenus-et-outils/communagir-pour-emporter/les-outils-d-animation/carte-sociale/
La carte sociale permet de se doter d’une vue d’ensemble des parties concernées, de ce qui les relie et de leur influence, à analyser sous différents angles (secteur d’intervention, territoire, types de capitaux – économique, social, environnemental, etc.). L’avantage de la carte sociale, c’est qu’il n’y a pas de bonne ou de mauvaise façon de la tracer! (6)
Grille pouvoir/intérêt
Source : Boréalis, https://www.boreal-is.com/fr/blog/cartographie-parties-prenantes-evaluer/
Dans le cas d’un projet simple, la grille pouvoir/intérêt permet de hiérarchiser rapidement les parties prenantes en fonction de leur pouvoir (influence) sur le succès du projet et de leur degré d’intérêt envers celui-ci. (7)
Source : Boréalis, https://www.boreal-is.com/fr/blog/analyse-des-parties-prenantes-definition-outils-et-techniques/
Dans cet exemple, qui est tiré d’une étude de cas pour un projet éolien, on peut constater la répartition des PP selon les critères de la grille. (3) Des actions spécifiques sont suggérées en fonction de leur répartition (prendre en considération, informer, répondre aux besoins, gérer attentivement).
D’autres remplacent plutôt le terme « intérêt » par « importance ». Plus une partie est importante, plus cela signifie qu’elle peut jouer un rôle clé dans la réalisation du projet. Il peut s’agir, par exemple, de leaders d’opinions, de personnes détenant un savoir essentiel ou capables de fournir des ressources nécessaires au projet. (8)
Le tableau suivant, qui illustre une autre manière d’utiliser la grille, permet d’identifier les PP qui doivent être éduquées au sujet du projet tout en recherchant des moyens de gérer les risques par rapport à celles qui comprennent le projet, mais s’y opposent (3) :
Source : Boréalis, https://www.boreal-is.com/fr/blog/analyse-des-parties-prenantes-definition-outils-et-techniques/
Modèle de saillance
Source : Boréalis, https://www.boreal-is.com/fr/blog/analyse-des-parties-prenantes-definition-outils-et-techniques/
Le modèle de saillance est utile pour développer une compréhension plus approfondie des PP, surtout dans le cas ou l’urgence, la légitimité et le pouvoir doivent être considérés de façon simultanée. (7) Sous la forme d’un diagramme de Venn, ce modèle classe les parties prenantes dans sept catégories. Celles-ci se chevauchent, ou non, selon le degré de pouvoir, de légitimité et d’urgence. On peut considérer que les catégories qui touchent plusieurs cercles requièrent une attention plus importante. (3)
Engager vos parties prenantes
Une fois les parties prenantes caractérisées, il est suggéré de mettre en place un plan d’engagement des parties prenantes. Cette méthode permet de définir les bons outils pour établir une communication stratégique et proactive avec vos PP, gérer les attentes et augmenter les retombées positives.
En d’autres mots, le plan d’engagement vous guide afin de « donner la bonne information, aux bonnes personnes, au bon moment. » (5)
Les PP, c’est la responsabilité de qui?
Savoir identifier ses parties prenantes, c’est bien, mais à qui revient la responsabilité de faire cette analyse puis d’établir le contact avec les parties prenantes?
Bien que chaque situation soit différente, il est généralement entendu que la personne ciblée pour les relations avec le milieu doit détenir un certain pouvoir décisionnel (4) et une bonne connaissance du projet. Il s’agit d’une clé pour susciter plus facilement le respect et la confiance des parties. À vous de trouver la bonne formule pour votre organisation!
Une analyse des parties prenantes en continu
Dans tout projet, les parties impliquées, mais aussi les opinions, les intérêts, les attentes et les besoins, peuvent évoluer au fil du temps. C’est pourquoi il est essentiel de reproduire cet exercice régulièrement, tout au long de la durée de vie du projet! (3)
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POUR ALLER PLUS LOIN :
- Analyse des parties prenantes: définition, outils et techniques, blogue
- Cartographie des acteurs, guide et atelier
- Cartographie des parties prenantes : Quand, pourquoi et comment cartographier les parties prenantes ?, blogue
- Guide de bonnes pratiques pour favoriser des projets socialement acceptables, guide (PDF)
SOURCES :
(1) Reconnaitre les parties prenantes, CommunAgir (consulté le 20 mai 2024)
(2) Qu’est-ce qu’une partie prenante?, Boréalis (18 mai 2023)
(3) Analyse des parties prenantes: définition, outils et techniques, Patrick Grégoire, Boréalis (4 octobre 2023)
(4) Guide de bonnes pratiques pour favoriser des projets socialement acceptables, CPEQ (septembre 2022)
(5) How to Create a Stakeholder Engagement Plan, Francis Dupont, Boréalis (20 janvier 2023)
(6) Carte sociale, CommunAgir (consulté le 20 mai 2024)
(7) Cartographie des parties prenantes : Quand, pourquoi et comment cartographier les parties prenantes ?, Patrick Grégoire, Boréalis (consulté le 14 octobre 2023)
(8) Who Really Matters?: A Stakeholder Analysis Tool, Nicole Kennon, Peter Howden and Meredith Hartley, Extension Farming Systems Journal (Janvier 2009)
